A HKFS kidolgozását hosszú előkészítő szakasz előzte meg, mely során meg kellett találni azokat az akcióterületen működő szervezeteket, melyek nyitottak voltak a közös munkára, és elég kapacitásuk van arra, hogy egy alulról építkező hosszú távú együttműködésbe energiát fektessenek.
Miután a HACS tagok toborzási folyamata lezárult, a tagok rendszeres egyeztetéseiken meghatározták azokat a munkafolyamatokat, melyek elvégzése nélkülözhetetlen a HKFS megfelelő minőségben történő kidolgozásához, és a stratégia gyakorlati megvalósításához.
A munkafolyamatok meghatározását követően kezdődött el a helyi közösség állapotának a felmérése primer adatgyűjtési módszerrel, amin online kérdőívekből nyert adatok elemzésével, az így nyert információk feldolgozásával zajlott. Az adatgyűjtés kiértékelését követően került sor az újabb egyeztetésekre, melyeken elemzett adatok alapján összegzésre kerültek az akcióterület lakossága által meghatározott problémák, valamint a fejlesztési igények. A fejlesztési stratégiában meghatározott beavatkozások a feltárt problémák megoldására, a helyi közösség erősségeinek további fejlesztésére és az akcióterület lakosságát veszélyeztető tényezők kiiktatására alapozza a HACS, ezért a stratégiát azzal a
célkitűzéssel alkották meg a tagok, hogy Pápán egy fenntartható módon fejlődő, identitásában erős közösség jöjjön létre a következő években. A helyi pályázati felhívások értékelése során a kiválasztási kritériumok között hangsúlyos szerepet kap, hogy csak olyan projekt nyerhet el támogatást, mely szorosan együttműködik helyi közösségi intézményekkel, civil szervezetekkel, előtérbe helyezi a projektje során a közösségi összefogást és lehetőség szerint helyi vállalkozók bevonását is tervezi a támogatott tevékenysége megvalósításában.
A projekt előkészítés során beszerzett információk irányították rá a HACS figyelmét a közösségi programok tartalomfejlesztésének a szükségességére. A település lakosságszáma folyamatos lassú csökkenő trendet mutat, ami részben a természetes fogyásra vezethető vissza, részben a fiatalok elvándorlására. Ezért a HACS kidolgozza helyi közösségi életben aktívan szerepet vállaló szervezetek számára a helyi közösségi programok tartalomfejlesztését célzó helyi pályázati felhívásokat. A program célja az, hogy növelje Pápa város népességmegtartó képességét, növelje közösségi programok látogatottságát, valamint közvetett módon a turisztikai potenciált is fejlessze az akcióterületen, így a program a helyi gazdaság fejlesztésére is hatást fog gyakorolni.
Az igényfelmérés rávilágított, hogy a helyi gazdaság versenyképességét is szükséges fejleszteni azért, hogy a stratégia elérje a célkitűzéseit. A településen nagy számban működnek mikro vállalkozások, ezeknél a szervezeteknél általános igény mutatkozik arra, hogy megpróbáljanak a nemzetközi piacokon is versenyképesek lenni. Azért, hogy a gazdasági szereplők kamatoztatni tudják eddig megszerzett tudásukat, tapasztalataikat, az elkészített termékeiket vagy az általuk végzett szolgáltatásokat nemzetközi színtéren is ismertté tudják tenni, a HACS a külkapcsolati partnerhálózat kiépítése során az akcióterület vállalkozásai számára szeretné megteremteni az új piacok megszerzésének a lehetőségét is.
A HACS bel- és külföldön egyaránt ki fogja építeni a partneri hálózatát. Ezzel a HACS célja, hogy a közösségfejlesztésben máshol már működő jó gyakorlatokat elsajátítsa és átültesse azokat a helyi közösség igényeinek megfelelően a saját működési területére, valamint a saját maga által kidolgozott módszertanokkal megismertesse partnereit. A külföldi kapcsolatok kiépítése során Pápa testvértelepüléshálózatára fog a HACS támaszkodni, de a szervezet törekedni fog arra, hogy ezen felül saját erőből is kapcsolatokat építsen eltérő kultúrájú térségekkel.
A HACS feladatának tekinti, hogy települési szinten alakítója legyen a közösségi életnek, a helyi pályázatok kidolgozásával járuljon hozzá a közösség fejlődéséhez. A működési szabályait a szervezet működési szabályzatában rögzítette. A munkaszervezet felállítását követően fogja kidolgozni a helyi pályázati felhívásokat, ezt követően pedig segíteni fogja a támogatásigénylőket a pályázatok elkészítése és a projektek megvalósítása során.
